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Cómo dominar el open-to-buy: Guía paso a paso para una planificación eficaz del inventario

Si estás cansado de quedarte constantemente sin existencias de los artículos más vendidos en tu tienda o de tener un exceso de inventario de mercancías que no consigues vender, puede que estés teniendo problemas para gestionar el inventario de tu negocio retail de forma eficaz. Por ello, te proponemos una guía paso a paso para ayudarte a planificar las compras de mercancía y dominar el open-to-buy.

En este post te enseñaremos cuáles son los entresijos del «open-to-buy» y como optimizar el inventario para obtener la máxima rentabilidad. No importa si eres propietario, gerente de una pequeña empresa, o si eres un experto en el mundo del retail. Con estos pasos dominarás la planificación del inventario y del «open-to-buy».

 

¿Qué es el open-to-buy?

El «open-to-buy» o OTB es una práctica de planificación y control de inventario utilizada en retail para determinar la cantidad de mercancía que una empresa puede comprar en un periodo específico de tiempo. Este sistema está basado en proyecciones de ventas, niveles de inventario actual y objetivos financieros para calcular así cuáles deben ser las compras planeadas. El objetivo es evitar el exceso y la falta de stock, asegurando un equilibrio entre oferta y demanda.

La planificación efectiva de inventario es crucial para todos los negocios.

La planificación de inventario es esencial para cualquier negocio, ya sea grande o pequeño. Una gestión ineficiente del inventario puede llevar a problemas como la falta de stock, lo que impide satisfacer la demanda de los clientes, o el exceso de inventario, lo que resulta en costos innecesarios y en una disminución de la rentabilidad. 

Una planificación de inventario eficaz te permite mantener una equilibrio entre la oferta y la demanda, asegurando que siempre tengas suficiente stock de los productos más vendidos y evitando el exceso de aquellos productos que no se venden. Además, una buena planificación de inventario te permite optimizar tus compras, reducir los costes de almacenamiento y minimizar las pérdidas por obsolescencia. 

Componentes del sistema «open-to-buy».

El sistema «open-to-buy» se compone de varios elementos clave que debes entender antes de comenzar a planificar tu inventario. Estos componentes te ayudarán a calcular la cantidad de stock que debes adquirir para satisfacer la demanda de tus clientes.
 
El primer componente es el «stock inicial», que se refiere a la cantidad de inventario disponible al comienzo de un periodo determinado. El segundo componente es el «stock vendible», que incluye el stock inicial más las compras que se han realizado durante el periodo. Por otro lado, tenemos el «stock comprometido», el cual se refiere a la cantidad de inventario que ya ha sido vendida o reservada para clientes. El último componente es el «stock disponible», que es la cantidad de inventario que está disponible para su venta. 
 
 
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PASO 1: ANALIZAR LOS DATOS HISTÓRICOS DE VENTA

El primer paso para dominar la planificación «open-to-buy» es realizar un análisis exhaustivo de tus datos históricos de ventas. Esto te permitirá identificar patrones de demanda, tendencias estacionales y otros factores que puedan influir en tus ventas futuras.
 
Para realizar este análisis, debes recopilar datos de ventas de periodos anteriores y organizarlos en un formato fácilmente comprensible. Utiliza herramientas de análisis de datos, como hojas de cálculo o software especializado, para visualizar tus datos y extraer conclusiones significativas.
 
Una vez que hayas analizado tus datos históricos de venta, podrás identificar los productos más vendidos, las tendencias de demanda y los periodos de mayor y menor actividad comercial. Estos conocimientos te ayudarán a tomar decisiones informadas sobre las cantidades de stock que debes adquirir para satisfacer la demanda de tus clientes. 
 

PASO 2: DETERMINAR LOS NIVELES DE STOCK DESEADOS

El siguiente paso en la planificación «open-to-buy» es determinar los niveles de stock deseados para cada producto. Estos niveles de stock se basan en factores como la demanda esperada, el tiempo de entrega del proveedor y el espacio de almacenamiento disponible.
 
Para determinar las niveles de stock deseados, puedes utilizar técnicas de pronóstico de demanda, como el promedio ponderado móvil o método de suavización exponencial. Estas técnicas te ayudarán a prever la demanda futura y establecer los niveles de stock adecuados para evitar la falta o el exceso de inventario. 
 
Además de considerar la demanda esperada, es importante tener en cuenta otros factores como la variabilidad de la demanda, los plazos de entrega del proveedor y los mínimo de pedido a los proveedores. Estos factores pueden influir en los niveles de stock deseados y deber ser tenidos en cuenta al realizar tus cálculos de stock. 
 

PASO 3: CALCULAR TU PRESUPUESTO DE INVENTARIO DISPONIBLE

Una vez hayas determinado los niveles de stock deseados, es hora de calcular tu presupuesto de inventario disponible. Este presupuesto te ayudará a determinar cuanto dinero puedes destinar a la adquisición de nuevos productos en un periodo determinado.
 
Es importante tener en cuenta que el presupuesto de inventario disponible puede variar en función de factores como las promociones o las ventas anticipadas. Por lo tanto, es recomendable realizar un seguimiento regular de tus ventas y ajustar tu presupuesto en consecuencia.
 

PASO 4: SEGUIMIENTO Y AJUSTE DEL PLAN DE COMPRAS PENDIENTE

Una vez que hayas calculado tu presupuesto de inventario disponible, es hora de realizar un seguimiento y ajuste regular de tu plan de compras pendientes. Esto implica monitorear tus ventas, compararlas con tus pronósticos y realizar ajustes en tu plan de compras según sea necesario.
 
Recuerda que la planificación de inventario no es un proceso estático, sino que debe ser revisado y ajustado regularmente. Te recomendamos mantener un registro detallado de tus ventas, realizar un seguimiento de tus pronósticos y realizar ajustes en tu plan de compras según sea necesario para evitar la falta o el exceso de inventario.
 
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Desafíos comunes en la planificación «open-to-buy» y como superarlos.

Aunque la planificación «open-to-buy» es una herramienta poderosa para optimizar tu inventario, también puede presentar desafíos. Algunos de los desafíos más comunes incluyen la falta de datos de ventas históricas precisos, la variabilidad de la demanda y la falta de integración entre los sistemas de inventarios y ventas.
 
Para superar estos desafíos es importante utilizar herramientas de análisis de datos para recopilar y analizar datos de ventas precisos. Además, puedes utilizar técnicas de pronóstico de demanda y ajustar regularmente tus pronósticos según los cambios en el mercado. También es recomendable contar con sistemas de inventario y ventas integrados para facilitar la gestión y el seguimiento de tu inventario.
 
 
 

En resumen…

La planificación «open-to-buy» es una herramienta vital para cualquier negocio que desee gestionar su inventario de manera efectiva. A través del análisis de datos de ventas históricas, la determinación de los niveles de stock deseados, el cálculo del presupuesto de inventario disponible y el seguimiento y ajuste regular del plan de compras pendiente, puedes optimizar tus compras y maximizar tus ganancias.
 
Si bien, la planificación «open-to-buy» puede presentar desafíos, como la falta de datos precisos o la variablidad de la demanda, existen herramientas y software dispoibles que pueden ayudarte a superar estos desafíos. Investiga y prueba diferentes opciones para encontrar la mejor solución para tu negocio. 
 
Recuerda que la planificación de inventario es un proceso continuo y dinámico. Mantén un registro detallado de tus ventas realiza un seguimiento regular de tus pronósticos y ajusta tu plan de compras según sea necesario para mantener un inventario equilibrado y rentable.
 
En Cosin trabajamos con el mejor software para la gestión retail, Retail Pro, gracias a él a sus informes podrás obtener datos de tus ventas en todo momento para realizar el cálculo «open-to-buy» de tus productos y no sufrir así ni roturas de stock y almacenamiento innecesario de material. 
 
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